Các biện pháp ứng phó thời hậu COVID-19: Doanh nghiệp cần làm gì khi trở lại hoạt động

doanh nghiep song sot qua covid CÔNG TY TƯ VẤN ĐẦU TƯ ING

Thích nghi nơi làm việc với trạng thái ‘bình thường mới’

Ứng phó với đại dịch COVID-19 và hậu quả từ đại dịch sẽ là một trong những thách thức lớn nhất cho doanh nghiệp trong thời đại này. Đội ngũ quản lý sẽ chịu trách nhiệm chính trong công cuộc điều hướng rủi ro cho doanh nghiệp. Chính các nhà lãnh đạo sẽ phải xác định thời điểm và phương pháp thích hợp để thực hiện nhiệm vụ phức tạp: Đưa lực lượng lao động quay trở lại nơi làm việc sau khi các lệnh cấm của chính phủ, như tại Việt Nam, được nới lỏng.

“Nơi làm việc bình thường mới” sẽ được phát triển. Phần lớn các Giám đốc tài chính trả lời trong Khảo sát Giám đốc tài chính (CFO) thời COVID-19 của PwC cho biết họ đang có kế hoạch thực hiện các phương pháp an toàn lao động để bảo vệ nhân viên và các chiến lược xoay quanh làm việc từ xa và tự động hóa.

Khi doanh nghiệp chuyển sang giai đoạn tiếp theo của ứng phó đại dịch COVID-19, doanh nghiệp cần đưa ra các giải pháp sáng tạo để đảm bảo an toàn lao động được duy trì một cách bền vững. Huy động lực lượng chuyên trách để định hình, xây dựng, thực hiện và giám sát chiến lược trở lại nơi làm việc chính là điểm mấu chốt. Đồng thời, PwC cũng khuyến khích doanh nghiệp đánh giá bốn lĩnh vực sau trước khi đưa lực lượng lao động trở lại làm việc: Sức khỏe và An toàn, Loại hình công việc, Tài chính (Chi phí và doanh thu) và Nhu cầu của nhân viên.

Dưới đây là chi tiết bản khuyến nghị của chúng tôi về quá trình thực hiện chiến lược Return to work (RtW) – Đưa lực lượng lao động trở lại nơi làm việc sau đại dịch.

1. Huy động nhóm chuyên trách và thành lập văn phòng chuyển tiếp

Lập nhóm chuyên trách

Lập văn phòng chuyển tiếp

Thiết lập các tiêu chuẩn và mục đích Phối hợp việc quay trở lại họat động để thúc đẩy phúc lợi, tuân thủ và hiệu quả
  • Đánh giá hiệu quả của việc ứng phó với COVID-19 thông qua năm khía cạnh liên quan đến lực lượng lao động (Bảo vệ con người, Công việc an toàn & năng suất, Quản lý chi phí, Sẵn sàng phục hồi, Truyền thông)
  • Xây dựng kế hoạch trở lại hoạt động

 

 

 

  • Thiết kế và tổ chức các hội thảo  về chiến lược trở lại làm việc với các bên liên quan    
  • Theo sát và tuân thủ các chỉ thị của Chính phủ và các quy định về an toàn, sức khỏe và môi trường
  • Duy trì các kênh trao đổi hai chiều để nắm bắt ý kiến của lực lượng lao động
  • Thực hiện và quản lý chiến lược và kế hoạch trở lại hoạt động
  • Thiết lập chiến lược trở lại hoạt động
  • Giám sát và đo lường tiến độ
  • Thành lập văn phòng chuyển tiếp

2. Đánh giá bốn lĩnh vực then chốt khi đưa lực lượng lao động trở lại làm việc

Sức khỏe và an toàn

  • Đảm bảo tuân thủ chỉ thị của Chính phủ và những quy định về sức khỏe, an toàn và môi trường (HSE)
  • Đảm bảo môi trường làm việc an toàn và vệ sinh. Thiết lập các quy định về sử dụng chung các thiết bị và không gian làm việc
  • Xem xét các phương thức y tế phù hợp như một phần của quá trình trở lại hoạt động (Ví dụ: kiểm tra thân nhiệt)
  • Kiểm tra môi trường, sức khỏe, an toàn và các ứng biến khẩn cấp để phù hợp với các quy định về HSE

Loại hình công việc

  • Xác định các dịch vụ chính/ bắt buộc theo hợp đồng và những vai trò liên quan
  • Xác định các vị trí cần tương tác với người khác (tại nơi làm việc hoặc bên ngoài) hoặc sử dụng chung máy móc thiết bị/ công nghệ
  • Hiểu rõ những công việc dễ xảy ra rủi ro và các vấn đề cần tuân thủ nếu công việc không được thực hiện tại nơi làm việc
  • Đánh giá những công việc có thể giảm năng suất đáng kể nếu làm việc bên ngoài

Tài chính (Chi phí & Doanh thu)

  • Hiểu rõ các chi phí phát sinh và các khoản tiết kiệm được khi nhân viên trở lại làm việc (ví dụ: chi phí an ninh, vệ sinh, bảo hộ lao động)
  • Xác định và duy trì các luồng doanh thu mới hoặc mở rộng các dịch vụ sẵn có (ví dụ: các sản phẩm / dịch vụ mới)
  • Lập kế hoạch cho sự thay đổi nhu cầu kinh doanh đặc thù trong giai đoạn phục hồi

Nhu cầu của nhân viên

  • Đánh giá thái độ của người lao động về vấn đề sức khỏe và an toàn vệ sinh trong tình hình hiện tại
  • Nắm bắt hoàn cảnh cá nhân của người lao động (ví dụ: phải chăm con nhỏ, tình hình tài chính) và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc
  • Đánh giá sự phụ thuộc của việc làm việc từ xa và xem xét hiệu quả của các công cụ hỗ trợ

3. Xây dựng và thực hiện kế hoạch chuyển tiếp nhằm hoạt động trở lại

Kế hoạch nên bao gồm nhiều lĩnh vực nhưng vẫn cần có sự linh hoạt nhất định để thay đổi trong thời gian ngắn. Kế hoạch có thế có các lĩnh vực sau:

Vận hành

Tăng cường hoạt động để đáp ứng các yêu cầu

  • Xây dựng lịch trình làm việc tại chỗ theo tuần và theo ngày dựa vào dự báo công việc, luật hiện hành và lịch thay đổi
  • Thiết lập giờ làm việc từng địa điểm (ví dụ: đối với nhà máy sản xuất, cửa hàng, trung tâm liên lạc)
  • Xác định các vai trò công việc: cần quay trở lại văn phòng ngay, hay tạm nghỉ hoặc tiếp tục làm việc từ xa
  • Thiết lập lịch trình quay trở lại làm việc ở cấp độ nhân viên theo từng khu vực, bao gồm lựa chọn nhân viên nếu số người quay lại vượt mức đăng ký
  • Xem xét an ninh mạng như một điều thiết yếu cho làm việc từ xa và việc ưu tiên các hoạt động kinh doanh có thể dễ dàng tạo ra rủi ro an ninh mạng
  • Thành lập đội quản lý sự cố, công cụ và quy trình hỗ trợ

Cơ sở vật chất

Thiết kế nơi làm việc cho phép giữ khoảng cách an toàn

  • Đưa ra quy định để tránh tập trung đông đúc trong không gian làm việc, ví dụ: lực lượng lao động nồng cốt, ca / nhóm làm việc so le, luân phiên
  • Tu sửa cơ sở hạ tầng văn phòng (ví dụ: trang bị thêm bàn làm việc với tấm chắn mica để hạn chế tiếp xúc gần giữa các nhân viên)
  • Thiết kế lại không gian làm việc cá nhân để tạo khoảng cách giữa các nhân viên
  • Thiết kế lại / đóng các không gian làm việc chung để tạo giãn cách
  • Đầu tư vào các công cụ / cơ sở hạ tầng để hỗ trợ làm việc từ xa một cách an toàn (ví dụ: phần mềm làm việc trực tuyến, băng thông mạng, máy tính xách tay, truy cập Wifi / VPN, quản lý truy cập và nhận dạng, dữ liệu đảm bảo, phát hiện và ứng phó với mối nguy)

Sức khỏe và an toàn

Thực hiện các chính sách và biện pháp để đảm bảo môi trường làm việc an toàn

  • Thiết kế và thực hiện các biện pháp vệ sinh và lên lịch dọn dẹp nghiêm ngặt, thường xuyên
  • Thiết kế và thực hiện các hướng dẫn sử dụng thiết bị bảo vệ và khoảng cách an toàn giữa các nhân viên
  • Xác định và thực hiện các cơ chế phù hợp để kiểm soát số lượng người đi làm, ví dụ: chia ca làm việc, phân bổ thời gian nghỉ
  • Thiết lập các biện pháp đánh giá sức khỏe (ví dụ: kiểm tra nhiệt độ, vận động trong lúc làm việc) phù hợp với các chính sách và quyền riêng tư
  • Tiếp cận với các đội ngũ hỗ trợ y tế
  • Xác định phương thức/ quy trình sàng lọc khách; xem xét các biện pháp quản lý lực lượng lao động dự phòng để đảm bảo biết rõ về các nhân viên làm việc tại văn phòng và nơi họ đã từng đến

Quản lý thay đổi

Quản lý việc áp dụng các thay đổi và tình trạng của nhân viên

  • Xây dựng chiến lược quản lý thay đổi để thúc đẩy nhận thức, hiểu biết, cam kết và cùng thực hiện
  • Phát triển kế hoạch trao đổi,  liên lạc và tiếp cận với nhân viên làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa
  • Thiết kế và thực hiện đào tạo về quy trình, chính sách mới và các quy trình vận hành
  • Hiểu rõ sức mạnh văn hóa công ty và tận dụng chúng như một nguồn năng lượng. Chuẩn bị để dẫn dắt doanh nghiệp với sự đồng cảm và giải quyết các vấn đề phát sinh
  • Hiểu nhu cầu và nguyện vọng của nhân viên về phương thức làm việc

>> Nguồn tham khảo: https://www.pwc.com/vn/vn/publications/vietnam-publications/rtw-considerations.html